Sabemos que o e-mail é uma das principais ferramentas de trabalho hoje em dia, principalmente em escritórios de contabilidade.
Se você tiver muita sorte, não deve ter passado por uma saia justa causada por um e-mail que foi mal interpretado por conta da maneira como foi escrito ou enviado com erros de português talvez, mas certamente conhece alguém que já passou por isto.
Não cometa o erro de achar que não há necessidade e cuidado ao enviar um e-mail. Ser conciso, ter clareza e ter o domínio da língua portuguesa são características fundamentais para conseguir a resposta que deseja.
Abaixo elencamos algumas boas práticas e dicas para usar esta maravilha da comunicação moderna com muito mais eficiência:
1. Construa seu discurso na mente antes de iniciar a digitação.
Para escrever um e-mail de forma eficaz, primeiro considere porque você está escrevendo.
Que tipo de resposta você quer?
Que mensagem você deseja transmitir?
Certifique-se de que sua solicitação de ação seja clara.
Não esqueça de considerar o ponto de vista do destinatário: De que informações eles precisam para agir ou entender sua mensagem?
Forneça as informações básicas necessárias (mas não excessivas). Não seja redundante.
Além disso, tenha em mente a etiqueta apropriada para este destinatário em particular.
Emoticons e abreviações não são apropriadas quando os destinatários dos e-mails são mais formais ou se a relação exige que o e-mail seja formal (por exemplo, fornecedor-cliente).
Claro que nem tudo é regra, pois podemos ter um interlocutor que, embora seja cliente, é mais despojado e não exige tantas formalidades. Mas lembre-se, ele não é seu colega num churrasco da faculdade. Ser informal não significa ser amigo íntimo.
Tenha em mente sempre o objetivo do e-mail e a pessoa para qual está escrevendo.
2. Não assuma que o destinatário te conhece.
Se nunca trocou e-mails com o destinatário, se apresente adequadamente antes de iniciar o assunto.
3. Escreva um título adequado ao tema do e-mail.
A headline (título do e-mail) pode ser o motivo de seu e-mail ficar de lado ou não, então, capriche no título.
Isto também facilita a busca de históricos e evita que o e-mail caia na caixa de spam.
4. Use uma saudação adequada, considerando sempre a pessoa para quem você está escrevendo.
Se você sabe o nome do seu destinatário, mas não o conhece pessoalmente, cumprimente usando um título, por exemplo: Prezada Sra. Gabriela.
Não esqueça de considerar se este tipo de formalidade é realmente necessário para não exagerar. Se o e-mail for para um colega ou outra pessoa que você conhece, use o nome que você usaria pessoalmente ou por telefone.
5. Evite, a todo custo, erros de concordância e gramática. Com o Outlook, a correção é feita automaticamente. As palavras que estão erradas são grifadas de vermelho e as expressões que o corretor entende que não estão de acordo com as regras de concordância, são grifadas em azul. Não despreze as correções, mas você precisa ter coerência e conhecer o mínimo da língua portuguesa. Embora seja uma superinteligência artificial, as correções de concordância ainda podem não ser adequadas, mas é raro acontecer.
6. Não escreva frases muito longas.
As frases mais curtas são mais bem compreendidas.
7. Atenção para a pontuação.
Cuidado com o uso de vírgulas. Poucas ou muitas vírgulas podem ser confusas. Aprenda a usar a vírgula corretamente.
As pontuações acontecem sempre imediatamente após o fim da palavra. Não use espaços entre a palavra e a pontuação. O espaço se dá apenas após a pontuação.
Exemplo:
Errado: Você pode me enviar,por favor ?
Certo: Você pode me enviar, por favor?
8. CUIDADO COM O CAPSLOOK.
Escrever com o Capslook ativado é equivalente a gritar com as pessoas e, dependendo da maneira como o e-mail foi escrito, pode ser considerado ofensivo e até mesmo agressivo.
Isto é considerado falta de educação no mundo dos negócios, dependendo do contexto.
Na dúvida, não use capslook para escrever. Nem no e-mail, nem no chat corporativo.
O mesmo vale para pontos de exclamação e interrogação. Eles expressam emoções na comunicação escrita e o excesso deles pode soar grosseiro dependendo do contexto.
Entendeu???????
9. Use formatação simples.
Os e-mails chegam em diferentes plataformas para os destinatários.
Não adianta baixar aquela fonte linda que você achou na internet para escrever seus e-mails. Se o destinatário tbm não a tiver instalada no próprio computador, ele irá receber em Arial ou qualquer outra fonte básica disponível no computador dele.
Bordas, cores, linhas. Tudo isto pode desconfigurar dependendo da plataforma. Então... pense simples.
10. Seja conciso.
E-mails muito longos podem ficar pra depois ou mesmo esquecidos.
Se o e-mail tiver muitos assuntos e não tiver como reduzir, use bullets points ou numeração.
Isto dá uma pista visual ao leitor para onde ele deve direcionar sua atenção.
11. Use a assinatura corporativa e não a personalize.
A identidade visual corporativa deve ser mantida em linha com as diretrizes da marca. Não invente cores, formatos, fundos e outros elementos em qualquer comunicação enviada para os clientes.
Na dúvida, converse com seu superfisor/gerente e leve sua ideia.
12. Não discuta assuntos entre colegas ou dê feedbacks negativos em e-mails para a equipe toda.
Assuntos individuais devem ser tratados individualmente.
13. Certifique-se de copiar apenas quem é necessário para alguma ação ou conhecimento.
14. Alerta! Escrever o e-mail informalmente, não significa escrever com erros. Muito cuidado.
15. Proteja a privacidade dos destinatários.
Quando for preciso enviar o mesmo e-mail para destinatários não vinculados, prefira a utilização do CCo (Cópia oculta).
16. Preencha o(s) destinatário(s) por último.
É a maneira mais eficiente de evitar aquelas situações embaraçosas de enviar e-mail para a pessoa errada.
17. Antes de enviar, repense e releia.
Se pergunte se foi claro em sua mensagem.
Verifique se há erros de ortografia e pontuação. Releia o conteúdo.
Se o seu e-mail for longo, pense em maneiras de torná-lo mais conciso.
E, principalmente, se o seu e-mail for controverso ou foi escrito com raiva, clique em salvar, não enviar. Volte a ele algumas horas ou um dia depois e veja se você ainda deseja enviá-lo.
Você precisa passar confiança e credibilidade. Além de estar representando uma empresa, sua imagem pessoal está 100% conectada com a maneira como se comunica.
Se você está em busca de se desenvolver profissionalmente, não deixe de lado a habilidade de escrever um e-mail profissional. A boa comunicação é uma soft skill muito valorizada no mercado de trabalho.
Siga estas dicas, mas não se limite a elas. Desenvolva sua própria metodologia e deixe que ela faça parte do seu dia a dia. Assim fica muito mais fácil de se tornar hábito.
Vamos juntos!
Equipe de RH
Relíquia Assessoria Contábil